Portbase heeft een nieuwe invulling gegeven aan de inrichting van haar governance. De groei van de organisatie, de uitbreiding van het service portfolio en de veranderende omgeving vragen om een nieuwe kijk op besturing en toezicht.
Toekomst
Sinds hun instelling hebben de Raad van Commissarissen (RvC) en Raad van Advies (RvA) een grote bijdrage gehad in de vorming van het bedrijf. Echter tijden veranderen en er is nu en in de toekomst behoefte aan een meer bedrijfsmatige besturing en andere betrokkenheid van de community. De neutrale positie die Portbase heeft in dit speelveld is essentieel. Portbase directeur Iwan van der Wolf: “Portbase bevindt zich in een sterk veranderde markt waarin technologische ontwikkelingen razendsnel voorbijkomen. Wij hebben een neutrale rol in de markt en willen nog nadrukkelijker samen met onze community het service portfolio van Portbase ontwikkelen.”
Wat gaat er veranderen
Opzetten van klantpanels
Door de oprichting van klantpanels ontstaat een bredere klantvertegenwoordiging. In de klantpanels zit per doelgroep een afvaardiging van klanten en hun brancheorganisaties. Op basis van de strategische doelstellingen en de vastgestelde selectiecriteria, worden vanuit de klantpanels prioriteiten gesteld voor hun specifieke domein. Deze vormen samen de (concept) domeinroadmap. Op basis van deze prioriteiten wordt door Portbase een community roadmap voorgesteld. De kaders voor de community roadmap zijn de eerder genoemde strategische doelstellingen en de beschikbare capaciteit.
Raad van Advies wordt Strategische Advies Raad
De Raad van Advies in de huidige vorm is komen te vervallen. Een deel van haar werkzaamheden wordt door de klantpanels ingevuld, zoals de prioritering van de wensen vanuit de klantgroepen. Daarnaast wordt een relatief kleine, slagvaardige Strategische Advies Raad (SAR) opgezet waarin vertegenwoordigers vanuit de klantgroepen integrale prioriteiten bespreken. Tweemaal per jaar komt deze groep bij elkaar om te zorgen voor een geaccepteerde community roadmap, een verbeterde binding met en tussen koepels en het creëren van draagvlak bij de achterban. De SAR kijkt naar de digitale agenda van de havens en adviseert over de strategische portfoliodoelstellingen van Portbase. Zij kijkt over domeinen en klantgroepen heen, naar wat goed is voor de havens en hun community. Bij knelpunten in de community roadmap, geeft de SAR zwaarwegend advies.
Andere rol Raad van Commissarissen
Door de opzet van klantpanels en SAR kan de focus van de Commissarissen verschuiven van het vertegenwoordigen van klanten naar een toezichthoudende rol. De Raad van Commissarissen (RvC) houdt toezicht op de directie en de algemene gang van zaken bij Portbase. Zij richt zich op het belang van Portbase en controleert en adviseert de directie. Daarnaast beoordeelt de RvC het functioneren van Portbase en begeleidt ze de ontwikkeling van het overkoepelende Port Community System.
License to operate
Van der Wolf: “Wij bestaan omdat we vanuit onze community een license to operate krijgen. Het vertrouwen dat daarmee gepaard gaat, is voor ons een groot goed. Alleen door met alle belanghebbenden in gesprek te blijven bepaal je samen de koers en kun je werken aan het slimmer en efficiënter maken van de Nederlandse havens.”
