Das vorherige Einsenden aller benötigten Informationen gilt sowohl für Import- als auch für Exportladung, sowohl für LKW, Zug als auch Binnenschiff. Möglich ist dies über das Internet oder mittels einer Systemverbindung. Durch die korrekte Anmeldung wird das Bringen und/oder Holen von Ladung einfacher denn je. Bei Shortsea- und Fährterminals prüft der Fuhrunternehmer außerdem vorher über Portbase, ob die Zollunterlagen tatsächlich vorliegen.