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„Von, für und durch die Community.“ Unter diesem Motto ist Portbase (und sein Vorgänger Port infolink) seit 2002 tätig. Das Port Community System (PCS) gehört ausdrücklich der Hafengemeinschaft. Deshalb ist die breite Unterstützung für die Nutzung von wesentlicher Bedeutung, betont Marty van Pelt, Manager Business Relations. Dazu bezieht Portbase die Kunden bei dem einzuschlagenden Weg und der konkreten Umsetzung eng mit ein. Dies passiert unter anderem mithilfe von Kunden-Panels. Am 7. Juni haben diese bei TLN in Zoetermeer ihr halbjährliches Treffen abgehalten.
„Mit ca. 5000 sehr unterschiedlichen Kunden können Sie sich vorstellen, dass jeder etwas anderes von Portbase will. Uns erreicht ein konstanter Strom an Ideen und Wünschen“, erzählt Van Pelt. „Deshalb sind unsere Kunden-Panels sehr wichtig. Sie stellen eine echte Vertretung der Kunden gegenüber Portbase dar. So hat der Kunde Einfluss. Wir bitten die Kunden-Panels immer, die wichtigen Themen zu nennen, Schwachstellen anzugeben und vor allem die Prioritäten für die nächsten ein bis drei Jahre anzugeben.“ Portbase wiederum berichtet in den Kunden-Panels über abgeschlossene und anstehende Aktivitäten. Außerdem werden die Kunden-Panels gebeten, den Plänen nach ihrer Anhörung zuzustimmen und die Ergebnisse anschließend in ihren Kreisen zu berichten.
Die Kunden-Panels stellen eine echte
Vertretung der Kunden gegenüber Portbase dar
Kunden-Panels vertreten ihren Sektor
Für jeden Bereich der Logistikkette gibt es ein eigenes Kunden-Panel: Reedereien, Agenturen & Schifffahrtsagenturen, Terminals & Depots, Hinterland und Verlader & Spediteure. Sie treffen sich zweimal pro Jahr. Die Teilnehmer stammen aus den Branchenorganisationen und den Unternehmen. (Hier finden Sie die aktuelle Zusammensetzung.) Van Pelt: „Kunden-Panel-Mitglieder sind fachkundig auf ihrem Gebiet und treten als Vertreter ihres Sektors auf.“
Fundiert Prioritäten setzen
Portbase versucht, die Kunden-Panels immer optimal mit Informationen zu versorgen. Vor dem Treffen am 7. Juni wurden z.B. umfangreiche Umfragen unter einem Großteil des Kundenbestands durchgeführt. Van Pelt: „Was muss nach Ansicht unserer Kunden mehr Aufmerksamkeit bekommen? Was vermissen die Unternehmen in unserer Dienstleistung? Es ist wichtiger Input, um in den Kunden-Panels tatsächlich die richtigen Themen anzusprechen und fundiert Prioritäten zu setzen.“
Es liegt in den Händen der Kunden-Panels,
für Portbase die richtigen Prioritäten festzulegen
Kein unverbindlicher Gesprächskreis
Die Kunden-Panels sind kein unverbindlicher Gesprächskreis, betont Van Pelt. Gemeinsam mit dem Aufsichtsrat und dem Strategischen Beratungsgremium stellen sie seit 2018 die aktuelle Governance-Struktur von Portbase dar. Deren Basis geht auf das Jahr 2009 zurück. In einer Vereinbarung für die Zukunft wurden damals Absprachen für eine erfolgreiche Weiterentwicklung des PCS zwischen der Hafenbehörde Rotterdam, den Unternehmen und Portbase getroffen. Unter anderem wurde festgelegt, dass Portbase neutral ist, kostendeckend arbeitet und immer das übergeordnete Interesse des Hafens im Blick hat. Die Unternehmen wiederum haben sich für das PCS engagiert. „Eine andere wichtige Spielregel, die vereinbart wurde, ist, dass die Hafenwirtschaft eng an der Unternehmens-, Produkt- und Marketingstrategie von Portbase beteiligt werden muss. Die Kunden-Panels sind eine Form der Umsetzung dieser Vereinbarung. So hören wir dem Markt zu.“
Professionelle Herangehensweise
Das erste der beiden Kunden-Panels im Jahr 2022 fand am 7. Juni bei Transport en Logistiek Nederland (TLN) in Zoetermeer statt. Nach einem Kick-off von TLN-Geschäftsführer Jan Boeve und Portbase-Geschäftsführer Iwan van der Wolf arbeiteten die vier Kunden-Panels jedes für sich an den für ihren Sektor wichtigen Themen. Van Pelt: „Wir bereiten die Treffen gründlich vor und gehen professionell an sie heran. Es liegt in den Händen der Kunden-Panels, für Portbase die richtigen Prioritäten festzulegen. In diesem Fall für 2023. Innerhalb unserer Möglichkeiten setzen wir auch im kommenden Jahr um, was der Markt von uns verlangt.“
In unserem Kunden-Panel gehen wir die
Gespräche immer offen und konstruktiv an
VRC als Vorbild
Die Beteiligung der Wirtschaft an Portbase nennt Van Pelt absolut essenziell. Das Engagement des Verbandes der Rotterdamer Schifffahrtsagenturen (Vereniging van Rotterdamse Cargadoors – VRC) nennt er als schönes Beispiel dafür, wie sich die Wirtschaft und Portbase ergänzen. „VRC-Geschäftsführer Marco Tak kümmert sich um alles. Wir sprechen einander auf getroffene Vereinbarungen an und unterstützen uns somit gegenseitig bei deren Realisierung.“ Tak stimmt zu. „Als VRC haben wir einen positiven Blick auf Portbase und denken konstruktiv mit. In unserem Kunden-Panel Reedereien, Agenturen und Schifffahrtsagenturen gehen wir die Gespräche immer offen und konstruktiv an. Mit unserem Input und unseren Wünschen kann Portbase bestehende Systeme immer weiter verbessern und neue Dienstleistungen entwickeln, die dem entsprechen, was unsere Mitglieder brauchen. Auf diese Weise hat sich z.B. eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Umgang mit dem Brexit, bei der Einführung des CVB, den ständigen Verbesserungen an Vessel Notification und der aktuellen Realisierung von Vertrauensketten entwickelt. Zusammen sind wir stark!”
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