Mit einem gemeinsamen Implementierungsprojekt und einer gemeinsamen Kampagne „Vorbereitet auf den CVB“ haben die Zollbehörde, Portbase und Branchenorganisationen ihre Kräfte für eine reibungslose Einführung des Containerfreigabeberichts (CVB) gebündelt. Da die betroffenen Parteien gemeinsam informiert und aktiviert wurden, sich gut vorzubereiten, können alle Ladungsströme jederzeit schnell ins Hinterland transportiert werden. Elliot Donata von der Zollbehörde und Marty van Pelt von Portbase blicken gemeinsam zurück und nach vorn.
Die Einführung des CVB stand schon seit einigen Jahren an. Nachdem es mehrfach verschoben wurde, unter anderem durch den Brexit, wurde die erste Phase des CVB am 4. Oktober 2021 eingeführt. Der Zollablauf für ankommende Ladung hat sich durch den CVB entscheidend geändert. Waren können erst aus dem Hafen abtransportiert werden, nachdem eine genauere Zollerklärung abgegeben wurde. Mit der Einführung des CVB muss es eine Übereinstimmung zwischen der Meldung über vorübergehende Lagerung (ATO) von der Schifffahrtsagentur/Reedereien und der Einfuhrerklärung geben. Dabei kann eine Einfuhrerklärung erst eingereicht werden, nachdem das Schiff eingelaufen ist. Mit anderen Worten: Die Parteien in der Kette sind noch abhängiger voneinander geworden.
Ein Vorschlag, eine Lösung
Van Pelt: „Für Portbase war schon zu einem frühen Zeitpunkt klar, dass der CVB zu Kettenabhängigkeit führen wird. Von der Zollbehörde über die Reederei und den Spediteur bis zum Terminal hat jeder ein Interesse an einer reibungslosen Einführung. Aufgrund unserer Rolle in der Hafencommunity haben wir deshalb vorgeschlagen, ein gemeinsames Kettenprojekt aufzuziehen. Ziel war, dem Markt mit einem Vorschlag eine Lösung zu bieten, sodass auch nach der Einführung des CVB Waren mit möglichst wenig administrativem Aufwand schnell abtransportiert werden können. Meiner Meinung nach ist uns dies gemeinsam sehr gut gelungen.“ Die CVB-Kampagne ist eine gemeinsame Initiative von der Zollbehörde und Portbase sowie den Branchenorganisationen Deltalinqs, VRC, VRTO, Fenex, TLN, evofenedex, CBRB und der Alliantie Douane Software.
Donata: „Portbase hat den Pfad zum CVB energisch beschritten. Es wurde eine gemeinsame Kampagnenwebsite entwickelt und mit allen beteiligten Parteien eine Kettenkonsultation für eine gemeinsame Herangehensweise und Botschaft begonnen. Bei jeder Sitzung wurden auch aktuelle Themen behandelt und wie man als Kettenpartner eine gemeinsame Antwort darauf geben kann. Die FAQ auf der Kampagnenwebsite wurde daraufhin jeweils geändert. Bei den zunehmend politikbezogenen Fragen, die im Laufe des Projekts auf den Tisch kamen, ist die Rolle der Zollbehörde in der Kampagne nach und nach natürlicherweise wichtiger geworden.
Website als Informationsquelle
Van Pelt: „Es ist ein sehr schönes Beispiel für eine effektive öffentlich-private Zusammenarbeit geworden. Die Zollbehörde ist natürlich die Autorität, aber ist innerhalb des gesetzlichen Rahmens immer offen für Abstimmung und Absprache. Das ist ziemlich einzigartig. Fragen zu politischen Themen wurden in den Kettenkonsultationen angesprochen und in der Besprechung Zollbehörde Unternehmen erörtert. Dabei hat die Zollbehörde die Kampagnenwebsite neben ihrer eigenen Website als zentrale Informationsquelle zur Beantwortung all der vielen Fragen rund um den CVB genutzt.
Donata: „Der Schritt, um dafür die Kampagnenwebsite zu nutzen, war für uns als Zollbehörde echt außergewöhnlich und wird intern häufig als Vorbild genommen. Wir sehen es als eine effektive Lösung, um besser auf die Zielgruppe einzugehen. Wichtig war auch die Integration mit anderen Kanälen. Als Zollbehörde hatten wir ein extra Postfach für CVB-Fragen eingerichtet. Es war über die Kampagnenwebsite erreichbar und bot wiederum den Input für die Aktualisierung und Ergänzung der FAQ.“
Aus einem Guss
Van Pelt: „Die Kampagnenwebsite verknüpft Zollinformationen mit dem Logistikprozess. Das Ergebnis ist wirklich aus einem Guss. Das hat für mich die Stärke dieser Vorgehensweise ausgemacht. Alles wurde in Zusammenarbeit mit den Branchenorganisationen gemacht. Diese haben sich immer auf die gleiche Weise, mit einer einheitlichen Botschaft an ihre Mitglieder gewandt. Es war sehr wichtig, dass wir für ein gemeinsames Problem eine gemeinsame Lösung gefunden haben.“
Donata: „Es war auch die Kombination. Neben dem Aufbau der Website wurden gemeinsam mit den Branchenorganisationen z.B. Informationsveranstaltungen und Webinare organisiert. Das vergrößerte das Vertrauen. Und das sieht man letztendlich am Ergebnis. Vorher gab es die Befürchtung, dass der Hafen im Oktober durch die Einführung des CVB auf Grund laufen würde. Doch am Ende war es gar nicht so schlimm. Nicht unbedingt, weil die Unternehmen alles richtig gemacht haben. Sondern weil vorher Lösungen entwickelt wurden, wie damit umgegangen wird. Außerdem stand ab dem 4. Oktober für zwei Wochen ein Krisenteam bereit. Mittels Kettenabsprachen und einer WhatsApp-Gruppe wurden Probleme sofort kommuniziert und bearbeitet.“
Voraberklärungen fördern
Van Pelt: „In der CVB-Kampagne wurde viel Aufmerksamkeit auf die Vorteile der Nutzung von Voraberklärungen gelegt, die um einen (automatischen) Bereitstellungsbericht aus dem Port Community System (PCS) von Portbase ergänzt werden. Dadurch müssen die Anmelder mit der genaueren Zollerklärung nicht warten bis die Ladung gelöscht ist. Unternehmen, die über eine Verbindung zum Portbase-Dienst Cargo Controller verfügen, erhalten außerdem einen „Trigger“, mit dem sie den benötigten Bereitstellungsbericht automatisch und in Echtzeit an die Zollbehörde schicken können. Deshalb wurde auch die Branchenorganisation der Softwarelieferanten in das Projekt mit einbezogen. Voraberklärungen erfordern schließlich die richtige Software und die Nutzung des richtigen Triggers von Portbase.“
Donata: „Von allen Einfuhrerklärung finden jetzt ca. 20 bis 25 % mithilfe von Voraberklärungen statt. Deren Nutzung macht für die Unternehmen echt einen großen Unterschied. Man kann viel besser planen. Zum Beispiel, weil schon vorher klar ist, ob wir bei der Zollbehörde die Waren kontrollieren wollen.“
Van Pelt: „Wenn ich einen Appell an diejenigen richten darf, die noch nicht mit Voraberklärungen arbeiten: Sprechen Sie als Anmelder Ihren Softwarelieferanten an. Diese Arbeitsweise ist nicht nur für den Anmelder schneller und effizienter, sondern auch für den Rest der Logistikkette. So sorgt dieses Vorgehen für eine bessere Planung bei Transportunternehmen und Terminals. Durch die Nutzung von Cargo Controller bekommen Anmelder auch Einblick in die summarischen Zollanmeldungen von Schifffahrtsagenturen/Reedereien. Neben der Wiederverwendung von Daten sorgen sie damit auch für eine bessere Qualität des Anmeldeprozesses.“
Nächste Schritte
Donata: „Die CVB-Einführung im Oktober betraf die erste von vier Ebenen und hatte speziell mit der Einfuhr zu tun. Ebene 2 für Transitladung kommt an die Reihe, nachdem das neue Zollsystem für Transit eingeführt ist. Es gibt noch keine formelle Entscheidung über die Planung der darauffolgenden Ebenen. Mindestens sechs Monate vor der geplanten Einführung informieren wir die Unternehmen. Als Zollbehörde haben wir auf jeden Fall die Absicht, auch bei den nächsten Ebenen auf die gleiche kooperative Weise vorzugehen. Ich erwarte nur noch mehr Zusammenarbeit, vor allem auch beim Treffen von Entscheidungen in der Entwurfsphase.“
Van Pelt: „Es gibt immer Dinge, die verbessert werden können, aber als Zollbehörde, Branchenorganisationen und Portbase können wir gemeinsam stolz auf die Herangehensweise an den CVB sein. Dabei muss uns auch klar sein, dass es ziemlich außergewöhnlich ist, auf diese Weise mit der Zollbehörde zusammenarbeiten zu können. Meine Idee wäre, genauso wie zuvor beim Brexit und jetzt beim CVB auch zukünftige logistische Herausforderungen breit unterstützt anzugehen. Die Kette ist gegenseitig so stark voneinander abhängig. Lassen Sie uns gemeinsam den Kuchen größer machen!“
