Met een gezamenlijk implementatietraject en een gezamenlijk campagne “Voorbereid op het CVB” hebben Douane, Portbase en brancheorganisaties de handen ineengeslagen voor een soepele invoering van het Container Vrijgave Bericht (CVB). Door samen partijen te informeren en te activeren om zich goed voor te bereiden, zijn alle ladingstromen steeds snel naar het achterland te vervoeren. Elliot Donata van de Douane en Marty van Pelt van Portbase kijken samen terug én vooruit.
De introductie van het CVB hing al een aantal jaren boven de markt. Na diverse keren te zijn uitgesteld, mede door Brexit, is de eerste fase van het CVB op 4 oktober 2021 ingevoerd. Het douaneproces voor inkomende lading is door het CVB ingrijpend gewijzigd. Goederen kunnen pas uit de haven worden weggevoerd nadat er een nadere douaneaangifte is gedaan. Met de komst van het CVB moet er een match plaatsvinden tussen de Aangifte Tijdelijke Opslag (ATO) van de cargadoor/rederij en de invoeraangifte. Daarbij kan een invoeraangifte pas worden ingediend nadat het schip is aangekomen. Met andere woorden: partijen in de keten zijn nog afhankelijker van elkaar geworden.
Eén verhaal, één oplossing
Van Pelt: “Voor Portbase was al in een vroeg stadium duidelijk dat het CVB tot ketenafhankelijkheid zou leiden. Van Douane, rederij, expediteur tot terminal had iedereen een belang bij een soepele invoering. Vanuit onze rol binnen de havencommunity hebben wij daarom voorgesteld een gezamenlijk ketenproject op te zetten. Doel was om met één verhaal naar de markt één oplossing te bieden zodat ook na de introductie van het CVB goederen snel afgevoerd kunnen worden met zo min mogelijk administratieve lasten. Naar mijn mening zijn wij daar samen heel goed in geslaagd.” De CVB-campagne is een gezamenlijk initiatief van Douane, Portbase en de brancheorganisaties Deltalinqs, VRC, VRTO, Fenex, TLN, evofenedex, CBRB en de Alliantie Douane Software.
Donata: “Portbase heeft het CVB-traject voortvarend opgepakt. Er is een gezamenlijke campagnewebsite ontwikkeld en met alle betrokken partijen een ketenoverleg gestart voor een gezamenlijke aanpak en boodschap. Bij elk overleg was er ook aandacht voor actuele issues en hoe daar als ketenpartners één antwoord op te geven. De FAQ’s op de campagnewebsite werden daar direct op geactualiseerd. Bij de steeds beleidsmatigere vragen die in de loop van het traject op tafel kwamen, is de rol van de Douane in de campagne vervolgens op natuurlijke wijze geleidelijk groter geworden.”
Website als vraagbaak
Van Pelt: “Het is een mooi schoolvoorbeeld van effectieve publiek-private samenwerking geworden. De Douane is uiteraard de autoriteit, maar staat binnen de wettelijke kaders altijd open voor afstemming en overleg. Dat is best uniek. Beleidsvraagstukken werden in het ketenoverleg geadresseerd en besproken in het Overleg Douane Bedrijfsleven. Buiten hun eigen website om is men de campagnewebsite daarbij gaan inzetten als hét centrale loket voor het beantwoorden van alle veel gestelde vragen over het CVB.”
Donata: “Die stap om daarvoor de campagnewebsite te gebruiken, was voor ons als Douane echt bijzonder en wordt intern vaak als voorbeeld gebruikt. Wij zien het als een effectieve oplossing om beter aan te sluiten bij de doelgroep. Belangrijk was ook de integratie met andere kanalen. Als Douane hadden wij een aparte postbus ingesteld voor CVB-vragen. Deze was via de campagnewebsite te benaderen en gaf zo weer input voor het actualiseren en aanvullen van de FAQ’s.”
Integraal verhaal
Van Pelt: “De campagnewebsite koppelde douane-informatie aan het logistieke proces. Het werd echt een integraal verhaal. Dat vond ik de kracht van deze werkwijze. Alles is ook gedaan in samenwerking met de brancheorganisaties. Die hebben steeds op dezelfde manier met één boodschap gecommuniceerd naar hun leden. Het is heel belangrijk geweest dat wij van een gezamenlijk probleem een gezamenlijke oplossing hebben gemaakt.”
Donata: “Het was ook de combinatie. Naast de website zijn samen met de brancheorganisaties bijvoorbeeld informatiesessies en webinars georganiseerd. Dat vergrootte het vertrouwen. En dat is terug te zien in het uiteindelijke resultaat. Vooraf was de vrees dat de haven in oktober door de introductie van het CVB zou vastlopen. Dat viel uiteindelijk mee. Niet per se omdat bedrijven alles goed deden. Wel doordat vooraf oplossingen waren bedacht hoe daarmee om te gaan. Bovendien stond na 4 oktober twee weken lang een crisisteam paraat. Via het ketenoverleg en een Whatsapp-groep werden issues direct gecommuniceerd en opgepakt.”
Stimuleren voorafaangiften
Van Pelt: “In de CVB-campagne is veel aandacht gegeven aan de voordelen van het gebruik van voorafaangiften, aangevuld met een (automatisch) aanbrengbericht uit het Port Community Systeem (PCS) van Portbase. Hierdoor hoeven aangevers niet te wachten met het doen van de nadere douaneaangifte totdat de goederen zijn gelost. Bedrijven die beschikken over een koppeling met de Portbase-service Cargo Controller ontvangen daarnaast een ‘trigger’ waarmee ze het benodigde aanbrengbericht richting de Douane realtime en automatisch kunnen versturen. Ook de brancheorganisatie van softwareleveranciers hebben wij daarom in het traject betrokken. Voorafaangiften vereisen immers de juiste software en gebruik van de juiste trigger van Portbase.”
Donata: “Van alle invoeraangiften gebeurt nu zo’n 20 à 25 procent met behulp van voorafaangiften. Het gebruik ervan scheelt voor bedrijven echt enorm. Men kan veel beter plannen. Bijvoorbeeld doordat al vooraf duidelijk is of wij bij de Douane de goederen willen controleren.”
Van Pelt: “Als ik een oproep mag doen aan diegenen die nog niet met voorafaangiften werken: ga als aangever in gesprek met je softwareleverancier. Deze werkwijze is niet alleen sneller en efficiënter voor aangevers, maar ook voor de rest van de logistieke keten. Zo zorgt dit voor een betere planning voor vervoerders en terminals. Door gebruik te maken van Cargo Controller krijgen aangevers ook inzage in de summiere aangifte van cargadoors/rederijen. Naast hergebruik van data zorgen zij hiermee ook voor een betere kwaliteit van het aangifteproces.”
Vervolgstappen
Donata: “De CVB-introductie van oktober betrof het eerste van vier plateaus en ging specifiek over invoer. Plateau 2 voor transitlading komt aan bod nadat het nieuwe douanesysteem voor transit live is. Er is nog geen formeel besluit over de planning van de opvolgende plateaus. Minimaal zes maanden voor de geplande invoering brengen wij het bedrijfsleven op de hoogte. Als Douane is het beslist onze intentie om voor de volgende plateaus op dezelfde gezamenlijke voet verder te gaan. Ik verwacht alleen maar meer samenwerking, met name ook bij het maken van keuzes in de ontwerpfase.”
Van Pelt: “Er zijn altijd verbeterpunten, maar als Douane, brancheorganisaties en Portbase kunnen wij gezamenlijk trots zijn op de aanpak van het CVB. Daarbij moeten wij goed beseffen dat op deze manier kunnen samenwerken met de Douane best bijzonder is. Mijn idee zou zijn om net zoals eerder bij Brexit en nu het CVB ook volgende logistieke uitdagingen breed gedragen aan te pakken. De keten is onderling zo afhankelijk van elkaar. Laten wij samen die koek groter maken!”
