‘Van, voor en dóór de community’. Onder dat motto timmert Portbase (en voorganger Port infolink) sinds 2002 aan de weg. Het Port Community System (PCS) is nadrukkelijk van de havengemeenschap. Draagvlak voor het gebruik is daarom essentieel, zo benadrukt Manager Business Relations, Marty van Pelt. Portbase betrekt klanten hiervoor nauw bij de te volgen koers en de concrete invulling. Dit gebeurt onder meer via klantpanels. Op 7 juni kwamen deze bij TLN in Zoetermeer bij elkaar voor hun halfjaarlijkse bijeenkomst.
“Met circa 5000 klanten die onderling enorm verschillen, kun je je voorstellen dat ‘iedereen’ wat anders wil van Portbase. In een constante stroom komen honderden ideeën en wensen op ons af,” zo schetst Van Pelt. “Onze klantpanels zijn daarom heel belangrijk. Het is echt dé klantvertegenwoordiging richting Portbase. Zo heeft de klant invloed. Wij vragen de klantpanels telkens de belangrijke thema’s te benoemen, knelpunten te signaleren en vooral de prioriteiten aan te geven voor steeds één tot drie jaar vooruit.” Portbase op zijn beurt geeft in de klantpanels feedback over de uitgevoerde en op stapel staande activiteiten. Ook vraagt het de klantpanels om instemming met de plannen die er na hun consultatie liggen en die uitkomsten vervolgens te delen met hun achterban.
De klantpanels zijn echt dé klantvertegenwoordiging
richting Portbase
Klantpanels vertegenwoordigen hun sector
Voor elk onderdeel van de logistieke keten is er een apart klantpanel: Rederijen, Agenten & Cargadoors, Terminals & Depots, Achterland en Verladers & Expediteurs. Twee keer per jaar komen deze bij elkaar. De deelnemers zijn afkomstig uit de brancheorganisaties en het bedrijfsleven. (Kijk hier voor de actuele samenstelling.) Van Pelt: “Klantpanelleden zijn deskundig op hun terrein en treden op als vertegenwoordigers van hun sector.”
Gefundeerd prioriteiten bepalen
Portbase probeert de klantpanels altijd optimaal te voeden met informatie. Voorafgaand aan de bijeenkomst van 7 juni bijvoorbeeld is uitgebreid onderzoek gedaan onder een groot deel van het klantenbestand. Van Pelt: “Wat moet in de ogen van onze klanten meer aandacht krijgen? Wat missen bedrijven in onze dienstverlening? Het is belangrijke voeding om in de klantpanels daadwerkelijk het juiste gesprek te voeren en gefundeerd prioriteiten te bepalen.”
Het is aan de klantpanels om voor Portbase
de juiste prioriteiten te bepalen
Géén vrijblijvende praatclubs
De klantpanels zijn géén vrijblijvende praatclubs, zo benadrukt Van Pelt. Samen met de Raad van Commissarissen en de Strategische Advies Raad vormen zij sinds 2018 de huidige governance-structuur van Portbase. De basis daarvan gaat terug naar 2009. In een Overeenkomst van de Toekomst zijn op dat moment afspraken gemaakt tussen Havenbedrijf Rotterdam, bedrijfsleven en Portbase voor een succesvolle verdere ontwikkeling van het PCS. Onder meer is toen vastgelegd dat Portbase neutraal is, kostendekkend werkt en altijd kijkt naar het groter belang van de haven. Het bedrijfsleven op zijn beurt heeft zich gecommitteerd aan het PCS. “Een andere afgesproken, belangrijke spelregel is dat het havenbedrijfsleven nauw betrokken moet zijn bij de bedrijfs-, product- en marketingstrategie van Portbase. De klantpanels zijn daar een uitwerking van. Wij luisteren zo naar de markt.”
Professionele aanpak
De eerste van de twee klantpanels van 2022 vond op 7 juni plaats bij Transport en Logistiek Nederland (TLN) in Zoetermeer. Na een kick-off van TLN-directeur Jan Boeve en Portbase-directeur Iwan van der Wolf gingen de vier klantpanels elk apart aan de slag met de voor hun sector belangrijke thema’s. Van Pelt: “Die bijeenkomsten bereiden wij grondig voor en pakken wij professioneel aan. Het is aan de klantpanels om voor Portbase de juiste prioriteiten te bepalen. In dit geval voor 2023. Binnen onze mogelijkheden doen wij ook komend jaar wat de markt van ons vraagt!”
In ons klantpanel gaan wij steeds open
en constructief het gesprek aan
VRC als voorbeeld
De betrokkenheid van het bedrijfsleven bij Portbase noemt Van Pelt absoluut essentieel. Een mooi voorbeeld van hoe bedrijfsleven en Portbase elkaar aanvullen, noemt hij de betrokkenheid van de Vereniging van Rotterdamse Cargadoors (VRC). “VRC-directeur Marco Tak zit er bovenop. Wederzijds spreken wij elkaar aan op gemaakte afspraken en versterken elkaar op die manier in het realiseren daarvan.” Tak beaamt dat. “Als VRC kijken wij positief naar Portbase en denken wij constructief mee. In ons klantpanel Rederijen, Agenten & Cargadoors gaan wij steeds open en constructief het gesprek aan. Met onze input en wensen kan Portbase bestaande systemen steeds verder verbeteren en nieuwe dienstverlening ontwikkelen die aansluit bij wat onze leden nodig hebben. Op die manier zijn wij bijvoorbeeld tot een succesvolle samenwerking gekomen voor de aanpak van Brexit, de introductie van het CVB, de continue Melding Schip verbeteringen die plaatsvinden en actueel de realisatie van vertrouwensketens. Samen zijn wij sterk!”
[/av_textblock]
